Подготовка к выставке: какие материалы сделать за 2–3 месяца

Коротко. Подготовка к выставке обычно занимает 2–3 месяца: этого достаточно, чтобы сделать презентацию компании, каталог и печатные материалы для стенда, снять видео и при необходимости подготовить английскую версию. Если времени меньше, собирают приоритетный набор — презентацию, ролик для экрана и визитки — и строят реальный график под дату выставки.

Подготовка к выставке начинается с вопроса, кто подойдёт к стенду и что он должен унести с собой. Закупщику нужны ассортимент и условия, дистрибьютору — вся линейка, зарубежному партнёру — материалы на английском. От этого зависит список материалов, а от списка — сроки.

Какие материалы нужны для выставки

Материалы для выставки — это всё, что работает на стенде и после него: то, что посетитель видит, берёт в руки и получает по почте после разговора. Базовый набор для производителя:

1. Презентация компании — цифровая для экрана и рассылки после выставки и печатная для встреч на стенде.
2. Каталог продукции — ассортимент с характеристиками, по которому закупщик выбирает позиции.
3. Печатные материалы для стенда — листовки, печатная версия презентации, визитки.
4. Видео для экрана — ролик о производстве и продукте, который работает без звука.
5. Фото — реальные кадры производства и продукции для всех материалов сразу.
6. Английская версия — если на выставке будут иностранные партнёры.

Всё это должно выглядеть как одна компания: одни цвета, шрифты и подача. Посетитель, который получил листовку на стенде и PDF через неделю, должен сразу узнать вас.

Сколько времени нужно на подготовку к выставке

К выставке 2–3 месяца обычно достаточно, чтобы спокойно сделать полный комплект. Срок зависит не от одного материала, а от цепочки: тексты нужны до дизайна, фото — до вёрстки презентации, макеты — до типографии. Поэтому начинать стоит с того, от чего зависит остальное, а не с того, что кажется самым срочным.

Порядок работ: что делать сначала, что потом

1. Смыслы и структура. Кому показываем, что он должен понять, какие продукты выводим вперёд. Из этой структуры потом пишутся слайды, каталог и сценарий ролика.
2. Съёмка. Производство, продукция, команда. Одна съёмка даёт кадры для презентации, каталога, листовок и видео.
3. Презентация и каталог. Сначала 2–3 ключевых слайда в стиле, после согласования — весь документ.
4. Видео для стенда. Монтаж из отснятого материала, версии для экрана и соцсетей.
5. Английская версия. Перевод и адаптация готовых материалов под зарубежных партнёров.
6. Печать. Макеты под типографию — в конце, когда тексты и цифры окончательно согласованы.

Презентация для выставки: цифровая и печатная

Презентация для выставки нужна в двух видах: цифровой PDF для экрана и рассылки после контакта и печатная версия, которую листают на стенде вместе с менеджером. В ней — кто вы, что производите, для кого, ассортимент, мощности, контроль качества и контакты. Как выстроить слайды, мы подробно разобрали в статье о презентации компании для переговоров и выставок.

Если на выставке будут иностранные гости, английскую версию лучше делать сразу, а не переводить в последний момент. Так «Одоевские консервы» получили презентацию на двух языках — для переговоров и выставок.

Печатные материалы для стенда

Печатные материалы для стенда — то, что посетитель уносит с собой. Обычно это:

• каталог продукции с характеристиками;
• печатная версия презентации для разговора на стенде;
• листовки — коротко о главном и контакты;
• визитки всех, кто будет работать на стенде.

Макеты готовим сразу под типографию. Чтобы каталогом было удобно пользоваться и после выставки, посмотрите статью о каталоге продукции в PDF.

Видео на экран стенда

Видео на стенде показывает то, что нельзя привезти с собой, — производство. Ролик для выставки должен работать без звука: титры и графика вместо диктора, короткие планы, понятная петля. Подробнее — в статье о видео для выставочного стенда. Один выезд на съёмку закрывает и видео, и фото для печати.

Что успеть, если до выставки месяц

Если до выставки меньше 2–3 месяцев, собираем приоритетный набор материалов и реальный график, а не пытаемся сделать всё сразу. Ситуация «через месяц выставка, показать нечего» — одна из тех, с которыми к нам приходят производители. Обычно в приоритете:

1. презентация компании — цифровая и печатная;
2. ролик для экрана стенда;
3. визитки и листовки.

Каталог, английскую версию и сайт можно доделать после выставки в том же стиле — и отправить их тем, кто оставил контакты.

Кейс«Одоевские консервы»: презентация на двух языках для переговоров и выставок, следующий этап — выставочный стендСмотреть, как строился проект →

Сколько стоит подготовка материалов к выставке

Стоимость зависит от состава комплекта. Ориентиры с сайта KORS:

• Комплект к выставке — 175 000 ₽: 2 смены съёмки, фильм 3–10 минут, фотосъёмка, вертикальные версии.
• Презентация компании — от 20 000 ₽ до 10 слайдов.
• Печатная версия презентации — +10 000 ₽.
• Английская версия — +15 000 ₽.
• Визитки — от 10 000 ₽.
• Каталог и печать — по объёму.

Цены — ориентиры, точную смету считаем после разбора задачи и фиксируем в договоре. Форматы и калькулятор — на странице презентаций и КП.

Частые ошибки

• Начинать с печати. Тираж заказан, а тексты и цифры ещё меняются.
• Стоковые фото вместо своего производства. Посетитель не видит, что у вас реальный завод.
• Один файл на все случаи. Нет печатной версии, нет английской, нет лёгкого PDF для отправки.
• Ролик со звуком и диктором. В шуме павильона его никто не услышит.
• Нечего отправить после выставки. Контакты собраны, а рассылать им нечего.

Вопросы, которые нам задают чаще всего