Деловая полиграфия в фирменном стиле: визитки, бланки и подпись в письме

Коротко. Деловая полиграфия — это повседневные носители фирменного стиля: визитки, фирменный бланк, конверт, подпись в электронной почте, шаблон письма, приглашения и открытки. Делать её стоит одним комплектом на основе логотипа, цветов и шрифтов, а сотрудникам выдавать не картинки, а готовые шаблоны, где меняются только имя, должность и текст. Тогда документы и письма выглядят как от одной компании, кто бы их ни отправил.

Обычно полиграфию заказывают по частям: визитки — когда закончились, бланк — когда понадобился договор на фирменной бумаге, подпись в письме каждый собирает сам. Через пару лет в компании три версии логотипа и пять вариантов подписи. Исправить это проще всего комплектом.

Что входит в деловую полиграфию компании

Базовый комплект деловой полиграфии — это то, чем сотрудники пользуются каждый день в переписке и на встречах:

• Визитки — общий макет и шаблон, куда подставляются имя, должность и контакты.
• Фирменный бланк — для писем, коммерческих предложений, справок и официальных ответов.
• Подпись в электронной почте — единая для всех сотрудников.
• Шаблон письма — для рассылок и писем клиентам, в том числе с видео.
• Конверт, папка, наклейка — если документы и образцы отправляют физически.
• Приглашения и открытки — к выставкам, праздникам и событиям компании.

Состав зависит от того, как компания общается с клиентами: кому-то важнее печать, кому-то — только почта и мессенджеры. Начинать стоит с того, что используется чаще всего.

Почему полиграфию делают после логотипа и фирменных цветов

Полиграфия строится на элементах фирменного стиля, поэтому сначала нужны логотип, цвета и шрифты, и только потом — носители. Если основы нет, каждый макет придётся придумывать заново, и единства не получится.

Что из стиля понадобится:

• логотип в нескольких вариантах — цветной, одноцветный, для тёмного фона;
• фирменные цвета с кодами для печати и экрана;
• шрифты, в том числе системная замена для писем и документов Word;
• правила отступов и расположения логотипа.

Как выбрать и закрепить цвета и шрифты, мы разбирали в статье «Фирменные цвета компании и шрифты», а что ещё входит в стиль — в материале «Фирменный стиль компании: элементы и носители».

Каким должен быть фирменный бланк

Фирменный бланк должен быть простым: логотип, реквизиты и контакты на своих местах, а основное поле свободно для текста. Его заполняют в обычном текстовом редакторе, поэтому сложный дизайн здесь мешает.

1. Шапка — логотип и название компании.
2. Реквизиты и контакты — адрес, телефон, сайт, почта; обычно внизу или в шапке.
3. Поле для текста — с понятными отступами, чтобы текст не налезал на оформление.
4. Версии файла — шаблон для текстового редактора и PDF для печати.

Как оформить визитки компании в одном стиле

Визитки всех сотрудников делают по одному макету: меняются только имя, должность и личные контакты, а расположение, шрифты и цвета остаются общими. Так визитки менеджера и директора выглядят как части одной системы.

• Главное — имя и способ связи. Не стоит перегружать визитку списком всех услуг.
• Оборот можно использовать под логотип, слоган, QR-код на сайт или каталог.
• Для экспорта полезна английская сторона или отдельный тираж.
• Шаблон с полями для замены экономит время при каждом новом сотруднике.

Так работали с «Одоевскими консервами»: вместе с редизайном логотипа визитки, открытки и другие носители оформили в единой стилистике, и компания получила одинаковый облик на каждой точке контакта.

Кейс«Одоевские консервы»: редизайн логотипа, визитки, открытки и носители в одном стиле, а ещё презентация RU/EN, видео и два сайтаСмотреть кейс →

Как сделать подпись в электронном письме

Подпись в письме — самый частый носитель стиля: её видят в каждом ответе, поэтому она должна быть короткой, одинаковой у всех и корректно отображаться в любых почтовых программах.

• Состав: имя, должность, компания, телефон, сайт; при необходимости — мессенджер.
• Логотип — небольшой, и подпись должна оставаться понятной, даже если картинка не загрузилась.
• Без лишнего: цитаты, баннеры и длинные дисклеймеры отвлекают от сути письма.
• Один шаблон для всех — с инструкцией, как его установить в почтовую программу.

Отдельная история — шаблон письма для рассылки КП. Для «Вистекса» после ролика о заводе сделали HTML-письмо со встроенным видео: менеджеры отправляют коммерческое предложение вместе с фильмом. Подробнее — в статье «Коммерческое предложение с видео».

В каких форматах передавать шаблоны сотрудникам

Сотрудникам нужны не исходники дизайнера, а готовые шаблоны в программах, которыми они пользуются каждый день. Иначе через месяц кто-нибудь соберёт визитку «на глаз».

1. Бланк — шаблон для текстового редактора и PDF.
2. Подпись — HTML-код или готовый блок с инструкцией по установке.
3. Визитки — макет для типографии и шаблон для замены данных.
4. Исходники — у ответственного за маркетинг или дизайн.
5. Короткие правила — одна-две страницы: что можно менять, а что нет. Подробнее о таких правилах — в статье о брендбуке и гайдлайне.

Частые ошибки

• Полиграфия без основы стиля. Каждый макет придумывается заново, и комплект не складывается.
• Шаблоны только в программах дизайнера. Сотрудники не могут ими пользоваться и делают свои версии.
• Перегруженная визитка. Список услуг и три телефона мешают найти главное.
• Подпись-картинка. В части почтовых программ она не отображается, а текст из неё нельзя скопировать.
• Разные версии логотипа. Старый файл продолжает гулять по бланкам и подписям.
• Нет ответственного. Через год никто не помнит, где лежит актуальный шаблон.

Вопросы, которые нам задают чаще всего