Ответ на коммерческое предложение: образцы писем — согласие, отказ, уточнение
Ответ на коммерческое предложение — это короткое деловое письмо, которое закрывает переписку или двигает её дальше: вы соглашаетесь, отказываетесь или просите уточнить условия. Обратная ситуация — когда КП просят у вас — требует другого письма: там уже вы продаёте. Ниже — образцы для обоих случаев, что прикладывать к ответу и как быть со сроками.
Коротко. На полученное КП отвечают одним из трёх писем: согласие с понятным следующим шагом, вежливый отказ с причиной или запрос уточнений и встречное предложение. На запрос КП от клиента отвечают сопроводительным письмом с привязкой к запросу, итогом предложения и сроком его действия, а само КП, презентацию и ролик прикладывают. Общепринятой нормы срока ответа в коммерческой переписке нет — его задаёт тот, кто запрашивает. Шаблон КП в KORS — от 25 000 ₽, дизайнерское письмо для рассылки — от 12 000 ₽.
Отвечать стоит на любое предложение, которое вы запрашивали или которое пришло от знакомого поставщика. Молчание выглядит как «нет», но поставщик об этом не знает: он будет звонить, писать и считать вас клиентом в воронке. Как устроено само КП и из каких блоков его собирают, мы разбирали в статье о том, как написать коммерческое предложение.
Как ответить на полученное коммерческое предложение?
Любой ответ на КП укладывается в три варианта. Перед письмом решите, какой из них ваш, — смешанные письма вида «интересно, но пока не знаем» поставщик читает как приглашение продолжить продажу.
- Согласие. Условия подходят, вы готовы переходить к договору, счёту или тестовой партии.
- Отказ. Предложение не подходит сейчас или в принципе.
- Уточнение или встречное предложение. Интерес есть, но не хватает данных или не устраивает часть условий: цена, сроки, оплата, объём.
Во всех трёх случаях письмо строится одинаково: ссылка на предложение (номер или дата), решение в первой же фразе, следующий шаг и контакт ответственного.
Ответ на коммерческое предложение: образец согласия
В письме-согласии главное — зафиксировать, на каких именно условиях вы соглашаетесь, и назвать следующий шаг. Иначе через неделю выяснится, что вы имели в виду разные цены или сроки. Образец ниже общий, данные условные:
Тема: Re: Коммерческое предложение № [номер] от [дата]
Здравствуйте, [имя]!
Спасибо за предложение. Условия нам подходят: [позиция или услуга], [объём], цена [сумма] с НДС, срок [поставки или выполнения], оплата [порядок].
Просим направить проект договора и счёт на [первую партию / первый этап]. Со стороны [компания] вопросы по договору ведёт [имя, должность, телефон].
С уважением, [имя, должность]
[компания] · [телефон] · [сайт]
Если КП было с ограниченным сроком действия, укажите в письме, что соглашаетесь в пределах этого срока. Так у поставщика не будет повода пересчитать цену.
Образец отказа на коммерческое предложение: как отказать вежливо
Отказ не обязан быть подробным, но одна фраза о причине очень помогает поставщику: он поймёт, стоит ли возвращаться с другим вариантом. Причину называйте нейтрально и без оценок.
Тема: Re: Коммерческое предложение № [номер] от [дата]
Здравствуйте, [имя]!
Благодарим за предложение и подробный расчёт. На этот раз мы выбрали другого поставщика: [причина — например, сроки поставки или условия оплаты лучше подошли под наш график].
Ваши контакты сохранили и будем рады вернуться к разговору, когда появится похожая задача.
С уважением, [имя, должность]
[компания]
Если вы отказываетесь не из-за поставщика, а потому что закупка отложена, так и напишите — и укажите, когда к вопросу вернётесь.
Отказ — тоже часть деловой репутации. Поставщик, которому вежливо и по делу ответили «нет», охотнее даст хорошие условия в следующий раз, чем тот, кого месяц оставляли без ответа.
Как запросить уточнения или сделать встречное предложение?
Здесь вы не отказываетесь, а ведёте переговоры письменно. Хорошее письмо-уточнение перечисляет вопросы списком, чтобы поставщик ответил по пунктам.
- Что непонятно. Входит ли доставка, какие документы на продукцию, какая гарантия, что считается этапом работ.
- Что не устраивает. Конкретное условие и ваш вариант: «готовы к 50% предоплаты вместо 100%», «нужна поставка к [дата], а не через [срок]».
- Какой объём вы рассматриваете. Цена часто зависит от объёма, и поставщик может пересчитать.
- Когда вы примете решение. Так поставщик понимает, сколько у него времени на ответ.
Встречное предложение формулируйте как вопрос, а не ультиматум: «Возможна ли цена [сумма] при объёме [количество]?».
Как составить ответ на запрос коммерческого предложения от клиента?
Теперь обратная ситуация: клиент сам просит КП. Здесь письмо работает на продажу, и его задача — чтобы ваше предложение открыли, нашли нужное и не потеряли среди ответов конкурентов. Как клиенты обычно формулируют такие запросы, мы разбирали в статье о запросе коммерческого предложения.
Структура сопроводительного письма:
- Тема со ссылкой на запрос. «КП на [товар или услугу] по вашему запросу от [дата]» — так письмо легко найти в почте.
- Первая фраза — итог. Что предлагаете, на каких условиях, общая сумма или вилка.
- Ответы на пункты запроса. Если клиент просил указать сроки, доставку, документы — продублируйте их коротко в письме.
- Срок действия предложения. До какой даты держите цену и условия.
- Что во вложении. Перечень файлов: КП, спецификация, презентация, ссылка на ролик.
- Следующий шаг и контакт. Кто ответит на вопросы и как быстро.
Тема: КП на [товар или услугу] по вашему запросу от [дата]
Здравствуйте, [имя]!
Направляем коммерческое предложение на [позиция], [объём]: [сумма или вилка] с НДС, срок [поставки или выполнения], оплата [порядок]. Предложение действует до [дата].
Во вложении — КП в PDF и презентация компании. По ссылке — короткий ролик о производстве: [ссылка].
На вопросы ответит [имя, должность, телефон].
С уважением, [имя, должность]
[компания] · [телефон] · [сайт]
Что приложить к ответу: КП, презентацию, ролик
Само КП отвечает на вопрос «сколько и на каких условиях». Почему стоит выбрать именно вас, лучше показывают другие материалы — их прикладывают или дают ссылкой.
- КП в PDF. Его откроют на любом устройстве, вёрстка не съедет. Редактируемый файл оставьте менеджерам — чтобы собирать предложения под клиента без дизайнера.
- Презентация компании. Производство, продукция, документы, кейсы. Если запрос пришёл из-за рубежа — английская версия.
- Ролик о производстве. За пару минут показывает то, во что трудно поверить по тексту: оборудование, масштаб, процесс.
Так мы сделали для «Вистекса» — производителя нетканых полотен с заводом в подмосковном Кудинове. Сняли ролик о производстве и сверстали HTML-письмо со встроенным видео: теперь КП уходят клиентам вместе с роликом. Подробнее о таком формате — в статье о коммерческом предложении с видео.
Кейс«Вистекс»: ролик о заводе и HTML-письмо со встроенным видео — КП уходят вместе с роликомСмотреть кейс →Какой срок ответа на запрос коммерческого предложения?
Общепринятой нормы срока ответа для коммерческой переписки между компаниями нет. Срок задаёт тот, кто запрашивает: в хорошем запросе прямо написано «просим ответить до [дата]». Если даты нет, её стоит уточнить звонком или коротким письмом.
Поставщику полезно понимать простую вещь: при прочих равных клиент часто первым изучает то предложение, которое пришло раньше и ответило на все пункты запроса. Поэтому выигрывает не тот, кто пишет быстрее, а тот, у кого шаблон КП и сопроводительное письмо уже готовы, — менеджер меняет позиции и цены, а не собирает документ с нуля.
Если на расчёт нужно время, отправьте короткое подтверждение: запрос получили, предложение пришлём к [дата].
Сколько стоит подготовить шаблон КП и письма?
Ориентиры со страницы презентаций и КП (не оферта, точная смета — после разбора):
- Шаблон коммерческого предложения — от 25 000 ₽: редактируемый шаблон, который менеджер сам собирает под клиента.
- Презентация компании — от 20 000 ₽ за экспресс-версию до 10 слайдов, 12–16 слайдов — +25 000 ₽ к базовой цене.
- Дизайнерское письмо для рассылки КП — от 12 000 ₽.
- Дополнительно: английская версия — +15 000 ₽, редактируемый PPTX — +12 000 ₽.
Смету, сроки и права фиксируем в договоре до старта.
Частые ошибки
- Не отвечать вовсе. Поставщик продолжает звонить, а контакт на будущее теряется.
- Согласие без условий. «Нам подходит» без цены, объёма и сроков рождает споры при подписании договора.
- Отказ с упрёком. Оценки вроде «у вас слишком дорого» ничего не дают; лучше назвать, какое условие не подошло.
- Ответ на запрос КП без ссылки на запрос. Письмо теряется среди десятков других.
- Всё содержание — во вложении. Итог предложения должен быть виден в самом письме.
- Нет срока действия. Через месяц клиент возвращается к старой цене, а она уже другая.
Вопросы, которые нам задают чаще всего
Как ответить на коммерческое предложение?
Выберите один из трёх вариантов — согласие, отказ или запрос уточнений — и сообщите решение в первой фразе. Сошлитесь на номер или дату КП, назовите следующий шаг и контакт ответственного. В согласии обязательно продублируйте условия, на которых соглашаетесь.
Как вежливо отказаться от коммерческого предложения?
Поблагодарите за предложение, коротко и нейтрально назовите причину — например, выбрали другие сроки или условия оплаты — и оставьте возможность вернуться к разговору. Если закупка просто отложена, так и напишите.
Какой срок ответа на запрос коммерческого предложения?
Общепринятой нормы для коммерческой переписки нет: срок задаёт тот, кто запрашивает КП, и указывает его в запросе. Если срока нет, его стоит уточнить. Если на расчёт нужно время, поставщику лучше сразу подтвердить получение и назвать дату ответа.
Что приложить к ответу на запрос КП?
Само КП в PDF, при необходимости спецификацию и презентацию компании, а также ссылку на ролик о производстве. Так сделали для «Вистекса»: КП уходят клиентам вместе с роликом в HTML-письме.
Сделаем шаблон КП и письмо, которыми удобно отвечать
Расскажите, какие запросы вы получаете и как сейчас отвечаете, — предложим состав: шаблон КП, презентацию, письмо с роликом. Смета, сроки и права — в договоре до старта.
