Запрос коммерческого предложения: как написать письмо поставщику + образец
Запрос коммерческого предложения — это письмо, в котором компания просит поставщика назвать цену и условия на конкретную задачу. От того, насколько точно оно написано, зависит, получите ли вы три сопоставимых предложения или три разных документа, которые невозможно сравнить. Разбираем, что указать в письме, даём образец и показываем, как выглядит ситуация со стороны поставщика, которому нужно быстро ответить.
Коротко. Хороший запрос коммерческого предложения содержит предмет закупки с характеристиками, объём, сроки и место поставки, желаемые условия оплаты, срок ответа и контакт для вопросов. Одно и то же письмо отправляют нескольким поставщикам, чтобы ответы пришли в одном формате и их можно было положить в одну таблицу. Поставщику, который регулярно получает такие запросы, проще всего отвечать по готовому шаблону КП в фирменном стиле: менеджер меняет позиции и цены, а не собирает документ с нуля.
Письмо-запрос кажется простой формальностью: «пришлите, пожалуйста, ваше КП». На практике такое письмо возвращается вопросами, а ответы приходят в разных валютах, с разными объёмами и условиями доставки. Ниже — как написать запрос так, чтобы поставщик ответил сразу и по делу.
Что такое запрос коммерческого предложения и зачем он нужен?
Это официальное обращение покупателя к поставщику с просьбой рассчитать цену и условия под конкретную потребность. Его отправляют, когда нужно выбрать поставщика, сравнить рынок перед закупкой или обосновать бюджет внутри компании.
- Сравнение. Одинаковый запрос нескольким компаниям даёт ответы, которые можно поставить рядом.
- Фиксация условий. Письменное КП со сроком действия — основа для дальнейшего договора.
- Экономия времени. Поставщик сразу видит объём и требования и не тратит переписку на уточнения.
- Внутреннее согласование. Руководителю и бухгалтерии проще одобрить закупку, когда на руках несколько предложений.
Это не то же самое, что само коммерческое предложение. КП пишет продавец, а запрос — покупатель. Как устроено КП со стороны продавца, мы разобрали в статье о том, как написать коммерческое предложение.
Как запросить коммерческое предложение у поставщика: пошаговый план
Чтобы запросить коммерческое предложение у поставщика, сначала сформулируйте потребность, потом выберите адресатов и только после этого пишите письмо. Порядок такой:
- Опишите, что нужно. Товар или услуга, характеристики, стандарты, допустимые аналоги.
- Посчитайте объём. Разовая партия или регулярные поставки, примерный график.
- Определите условия. Сроки, место и способ доставки, желаемый порядок оплаты.
- Соберите список поставщиков. Сайты производителей, каталоги, рекомендации партнёров, выставки.
- Найдите правильный контакт. Отдел продаж или менеджер по направлению, а не общий ящик, если есть выбор.
- Отправьте одно письмо всем. Одинаковый текст и одинаковый срок ответа.
- Сведите ответы в таблицу и задайте уточняющие вопросы тем, кто прошёл первый отбор.
Многие производители сами упрощают этот шаг: на сайте стоит кнопка «Запросить прайс-лист» или форма расчёта. Если такая форма есть, ею стоит воспользоваться, а подробности отправить следом письмом.
Что указать в письме, чтобы поставщик смог предоставить коммерческое предложение?
Чтобы поставщик смог предоставить коммерческое предложение без лишней переписки, в письме должны быть ответы на его стандартные вопросы: что, сколько, когда, куда и на каких условиях.
- Кто вы. Название компании, сфера, для каких задач закупка.
- Предмет. Наименование, характеристики, стандарты или ТУ, упаковка, допустимые аналоги.
- Объём. Количество в партии, периодичность, прогноз на год, если он есть.
- Сроки. Когда нужна первая поставка или старт работ.
- Логистика. Город и адрес доставки или самовывоз.
- Условия оплаты. Предоплата, отсрочка, поэтапная оплата — что для вас приемлемо.
- Что включить в ответ. Цена за единицу и итог, НДС, доставка, сроки, гарантия, срок действия КП, документы на продукцию.
- Срок ответа и контакт. До какой даты ждёте КП и кому задавать вопросы.
Попросите всех поставщиков прислать цены в одной структуре: позиция, единица, количество, цена, сумма, доставка отдельной строкой. Тогда ответы не придётся пересчитывать, и сравнение займёт минуты, а не вечер.
Письмо запрос коммерческого предложения: образец
Письмо-запрос должно быть коротким: главное — в теле письма, подробная спецификация — во вложении. Образец ниже общий, компании и данные условные, подставьте свои:
Тема: Запрос КП: [товар], [объём], поставка в [город]
Здравствуйте!
Компания [название] ([сфера деятельности]) планирует закупку [наименование товара] для [задача]. Просим предоставить коммерческое предложение на следующих условиях:
— товар: [наименование, характеристики, стандарт или ТУ], аналоги [допускаются / не допускаются];
— объём: [количество] в месяц, первая партия — [количество];
— поставка: [адрес], к [дата];
— оплата: [предоплата / отсрочка — на ваше предложение].В ответе просим указать цену за единицу и общую стоимость с НДС, стоимость доставки, сроки, гарантийные условия, срок действия предложения и перечень документов на продукцию. Спецификация — во вложении.
Будем благодарны за ответ до [дата]. Вопросы можно задать по телефону [номер] или в ответном письме.
С уважением, [имя, должность]
[компания] · [телефон] · [сайт]
Подпись с должностью, телефоном и сайтом сразу показывает поставщику, что запрос настоящий. Как оформить подпись и шаблон письма в фирменном стиле, рассказываем в статье о деловой полиграфии.
Запрос на коммерческое предложение: образец для услуг
Запрос на коммерческое предложение на услуги строится по тому же образцу, но вместо спецификации товара описывают задачу и ожидаемый результат. Поставщик услуг считает не штуки, а объём работ, поэтому ему важнее контекст.
- Задача и цель. Что нужно сделать и зачем: например, обновить сайт, снять ролик о производстве, подготовить презентацию к выставке.
- Исходные данные. Что уже есть: материалы, брендбук, фото, тексты, ссылки.
- Объём. Количество страниц, слайдов, роликов, смен съёмки — хотя бы приблизительно.
- Сроки и дедлайн, если он жёсткий (выставка, запуск продукта).
- Бюджет или вилка, если она есть: так исполнитель предложит реалистичный вариант, а не самый дорогой.
Хорошая практика — попросить в ответе этапы работ, состав передаваемых материалов, количество правок и порядок оплаты. Это те пункты, по которым предложения разных исполнителей отличаются сильнее всего.
Как сравнить коммерческие предложения поставщиков?
Сравнивать коммерческие предложения нужно по итоговой стоимости владения, а не по цене за единицу. Самое дешёвое КП может оказаться дороже, когда к нему добавятся доставка, предоплата и сроки.
- Сведите все ответы в таблицу с одинаковыми строками: цена, НДС, доставка, сроки, оплата, гарантия.
- Отметьте, кто ответил не на ваш запрос, а прислал общий прайс.
- Проверьте документы на продукцию и срок действия предложения.
- Посмотрите на самого поставщика: сайт, фото производства, кейсы, презентацию компании.
- С двумя-тремя лучшими договоритесь о звонке или образцах.
Внешний вид предложения тоже говорит о поставщике. Аккуратное КП с фото продукции и понятной таблицей цен вызывает больше доверия, чем скан прайса. Из чего состоит сильное КП для B2B, мы разбирали в статье о коммерческом предложении для B2B.
Ответ на запрос КП: как поставщику ответить быстро
Ответ на запрос КП выигрывает, когда приходит быстро и точно по пунктам запроса. Если компания получает такие письма регулярно, каждый раз собирать документ с нуля долго, а у разных менеджеров КП выглядят по-разному.
- Шаблон КП в фирменном стиле. Обложка, блоки «о компании», доказательства, таблица цен и контакты уже свёрстаны, менеджер меняет только позиции и условия.
- Короткое сопроводительное письмо. Две-три фразы со ссылкой на запрос клиента и сроком действия предложения.
- Доказательства. Фото производства, документы, видео о заводе — то, что отличает вас от прайса конкурента.
- Удобный формат. PDF для отправки клиенту, редактируемый файл — для менеджеров. Подробнее — в статье о том, в каком формате отправлять презентацию.
Шаблон коммерческого предложения в KORS стоит от 25 000 ₽, редактируемый PPTX — плюс 12 000 ₽, английская версия для зарубежных запросов — плюс 15 000 ₽. Подробности и примеры — на странице презентаций и КП. Цены ориентировочные, точную смету фиксируем в договоре до старта.
УслугаШаблон КП и презентация компании в фирменном стиле: менеджеры собирают предложение сами, без дизайнераСмотреть услугу →Частые ошибки
- «Пришлите ваше КП» без деталей. Поставщик либо отправит общий прайс, либо ответит вопросами.
- Разные письма разным поставщикам. Ответы нельзя сравнить, потому что считали разное.
- Нет срока ответа. Предложения приходят неделями, и выбор затягивается.
- Спецификация в теле письма на три экрана. Её удобнее приложить отдельным файлом.
- Общий ящик вместо контактного лица. Письмо теряется, а уточнить детали не у кого.
- Сравнение только по цене за единицу. Доставка, оплата и сроки меняют итог сильнее, чем кажется.
Вопросы, которые нам задают чаще всего
Что такое запрос коммерческого предложения?
Это письмо покупателя поставщику с просьбой рассчитать цену и условия на конкретный товар или услугу: объём, сроки, доставку и оплату. Одинаковый запрос нескольким поставщикам позволяет сравнить ответы.
Как быстро ответить на запрос КП, если их много?
Сделать шаблон коммерческого предложения в фирменном стиле, в котором менеджер сам меняет позиции, цены и условия. В KORS шаблон КП стоит от 25 000 ₽, редактируемый PPTX — плюс 12 000 ₽. Цены ориентировочные, точную смету фиксируем в договоре.
Можно сделать КП на английском для зарубежных запросов?
Да. Делаем английские версии презентаций, КП и каталогов и адаптируем их под рынок; английская версия — плюс 15 000 ₽.
Можно начать только с шаблона КП, а презентацию сделать позже?
Да. Можно начать с одной услуги, а остальное — презентацию, сайт, видео — сделать позже в том же стиле.
Сделаем шаблон КП, которым удобно отвечать на запросы
Пришлите ваше текущее коммерческое предложение — покажем, что мешает клиенту его прочитать, и предложим шаблон в фирменном стиле. Смета, сроки и права — в договоре до старта.
