PDF или PPTX: в каком формате отправлять презентацию клиенту

Коротко. Клиенту почти всегда отправляют PDF: он одинаково открывается на компьютере, телефоне и в почте, не зависит от шрифтов и его нельзя случайно испортить. PPTX отправляют тем, кто будет редактировать презентацию сам: коллегам, партнёру для доработки, менеджерам для сборки своих версий. Перед отправкой файл сжимают до разумного веса, а для печати делают отдельную версию — экранный PDF и PDF для типографии не одно и то же.

Вопрос «PDF или PPTX» обычно возникает в последний момент, когда презентация готова и её нужно прикрепить к письму. Ниже — как выбрать формат под задачу, подготовить файл к отправке и не потерять то, что делал дизайнер.

Чем PDF отличается от PPTX?

PDF — это зафиксированный документ, который выглядит одинаково на любом устройстве, а PPTX — рабочий файл PowerPoint, который можно редактировать. Отсюда и вся разница в применении.

• PDF встраивает шрифты и картинки, открывается в браузере, почтовом клиенте и на телефоне без PowerPoint. Текст в нём нельзя случайно сдвинуть.
• PPTX хранит слайды как набор редактируемых объектов. Если у получателя нет нужных шрифтов или у него другая версия программы, вёрстка может поехать.
• Анимация и переходы работают только в PPTX. В PDF каждый слайд превращается в статичную страницу.
• Видео внутри слайда в PDF не проигрывается, а в PPTX сильно утяжеляет файл. Надёжнее дать ссылку на ролик.

В каком формате отправлять презентацию клиенту?

Клиенту, партнёру и закупщику презентацию отправляют в PDF. Получатель должен открыть файл с первого раза и увидеть ровно то, что вы задумали: слайды, фото, цифры, контакты. Ему не нужно ничего править, а значит, редактируемый формат только добавляет риск.

Есть и вторая причина: PDF защищает содержание. В PPTX легко скопировать слайды, удалить логотип или поменять цифры. PDF тоже можно разобрать, но случайно его не испортишь, а переслать дальше внутри компании клиента удобнее именно документ.

Если презентация уходит вместе с коммерческим предложением, правила те же. Как собрать само КП, мы разбирали в статье о том, как написать коммерческое предложение.

Когда нужен PPTX?

PPTX нужен, когда презентацию будут менять после вас. Это внутренний рабочий формат, а не формат для клиента.

1. Менеджеры собирают свои версии. Отдел продаж меняет слайды под отрасль, клиента или звонок. Об этом подробно — в статье о презентации для отдела продаж.
2. Партнёр дорабатывает совместную презентацию. Например, дилер добавляет свои условия или контакты.
3. Нужны анимация и показ с экрана. Выступление на выставке или переговорах, где важны переходы и порядок появления элементов.
4. Презентацию будут обновлять. Цифры, цены и состав линейки меняются, и каждый раз заказывать правку дизайнеру неудобно.

Чтобы PPTX не разваливался у сотрудников, его делают на мастер-слайдах с фирменными шрифтами и цветами. Как устроен такой шаблон — в статье о шаблонах презентаций в фирменном стиле.

Как уменьшить вес презентации?

Вес презентации уменьшают за счёт картинок: именно фото и встроенные видео занимают почти весь объём файла. Текст и векторная графика весят мало.

• Сожмите изображения до размера, в котором они реально видны на слайде. Фото с камеры в полном разрешении для экрана не нужно.
• Удалите обрезанные части картинок. PowerPoint хранит фото целиком, даже если на слайде видна только половина.
• Уберите видео из файла и поставьте вместо него кадр-обложку со ссылкой на ролик.
• Экспортируйте PDF с настройкой для экрана, а не для печати. Печатная настройка сохраняет картинки в высоком качестве, и файл получается тяжёлым.
• Проверьте результат на телефоне: текст должен читаться, а фото не должны распадаться на квадраты.

Цель — файл, который без проблем проходит через почту и быстро открывается на мобильном интернете. Если презентация всё равно получается тяжёлой, лучше отправить ссылку.

Как отправить презентацию по почте?

Презентацию по почте отправляют лёгким PDF-вложением с коротким сопроводительным текстом. У почтовых сервисов и корпоративных серверов есть ограничения на размер вложений, а тяжёлые файлы могут не дойти или уйти в спам.

1. Прикрепите PDF, а не PPTX и не архив: архивы и неизвестные форматы чаще задерживает фильтр.
2. Напишите в теме, что внутри: компания, о чём презентация, для кого.
3. В тексте письма дайте 2–3 главных тезиса. Многие сначала читают письмо и только потом решают, открывать ли вложение.
4. Если файл тяжёлый, дайте ссылку на облако с доступом по ссылке и проверьте, что она открывается без входа в аккаунт.
5. Видео — отдельной ссылкой или кадром с кнопкой в теле письма. Как сделать КП с роликом — в статье о коммерческом предложении с видео.

Нужна ли отдельная версия для печати?

Да, если презентацию будут раздавать на выставке или класть на стол на переговорах. Экранный PDF сделан для монитора: в нём сжатые картинки и цвета в экранной палитре. Для типографии нужен другой файл — с изображениями в высоком качестве, вылетами под обрез и цветом, подготовленным для печати.

Иногда печатной версии нужна и другая вёрстка: мелкий текст, который читается на большом экране, на листе может потеряться, а тёмные фоны съедают краску. О том, чем печатная презентация отличается от цифровой, мы писали в статье о презентации компании для переговоров и выставок.

Сколько стоят дополнительные форматы презентации?

В KORS презентация компании стоит от 20 000 ₽ (до 10 слайдов). Дополнительные форматы заказываются отдельно, поэтому платите только за то, что действительно нужно:

• Редактируемый PPTX — +12 000 ₽: для отдела продаж и самостоятельных правок.
• Печатная версия — +10 000 ₽: файл для типографии под выставку и переговоры.
• Английская версия — +15 000 ₽: для экспорта и зарубежных партнёров.
• Анимация слайдов — +20 000 ₽: для показа с экрана.

Шаблон коммерческого предложения — от 25 000 ₽. Цены ориентировочные, точную смету фиксируем в договоре до старта. Подробнее — на странице презентаций и фирменного стиля.

Кейс«Одоевские консервы»: печатная презентация для переговоров и выставок на двух языкахСмотреть кейс →

Частые ошибки

• Отправить клиенту PPTX. У получателя другие шрифты и версия программы, и вёрстка разъезжается.
• Тяжёлое вложение. Письмо не доходит, режется сервером или долго открывается на телефоне.
• Видео внутри файла. В PDF оно не проиграется, а в PPTX раздует вес.
• Экранный PDF в типографию. Картинки на бумаге получаются мутными, а цвета — не такими, как на мониторе.
• Нет исходника. Остался только PDF, и любая правка цифры превращается в переделку слайда с нуля.
• Файл с названием «Презентация_финал_2». Клиент не найдёт его в загрузках, а менеджер отправит старую версию.

Вопросы, которые нам задают чаще всего