Фирменный бланк: реквизиты ООО и ИП, образец и шаблон в Word

Коротко. Фирменный бланк — повседневный носитель фирменного стиля: шапка с логотипом и реквизитами, свободное поле для текста и подвал с контактами. ООО указывает полное наименование, ОГРН, ИНН/КПП, адрес и контакты, ИП — ФИО, ОГРНИП, ИНН и контакты. Сотрудникам выдают не картинку, а шаблон в Word, где колонтитулы закреплены, а меняется только текст. Печать на бланке не обязательна и его не заменяет: ООО с 2015 года вправе работать без печати.

Бланк кажется мелочью, пока не приходится отправлять официальное письмо: кто-то вставляет логотип из старой презентации, кто-то копирует реквизиты из договора трёхлетней давности, и у компании появляется пять разных «фирменных» листов. Этот материал — про сам бланк. Если нужен весь комплект повседневных носителей сразу, начните со статьи о деловой полиграфии.

Что такое бланк компании и зачем он нужен?

Это стандартный лист формата A4, на котором заранее размещены постоянные данные организации. Сотруднику остаётся вписать дату, номер, адресата и текст. Задачи у бланка три:

• Идентификация. Получатель сразу видит, от кого документ и как связаться с отправителем.
• Порядок. Реквизиты всегда актуальны и стоят на одних и тех же местах — не нужно перепроверять ИНН в каждом письме.
• Образ компании. Бланк — такой же носитель стиля, как визитка или сайт. Неряшливый лист с растянутым логотипом говорит о компании больше, чем текст письма.

Какие бывают бланки документов

Общим ориентиром по оформлению документов служит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он выделяет несколько видов бланков:

• Бланк письма — с полями для даты, исходящего номера и ссылки на входящий документ. Самый востребованный вариант.
• Общий бланк — для любых документов, кроме писем: справок, актов, служебных записок.
• Бланк конкретного вида документа — например, приказа, где название вида уже напечатано.

Малому бизнесу обычно хватает бланка письма и общего бланка. Остальное добавляют, когда документооборот разрастается.

Фирменный бланк организации: какие реквизиты указать

Фирменный бланк ООО обычно содержит:

• логотип или товарный знак, если он есть;
• полное и при необходимости сокращённое наименование: Общество с ограниченной ответственностью «…»;
• ОГРН, ИНН и КПП;
• адрес — юридический и, если отличается, почтовый;
• телефон, e-mail, сайт;
• по желанию — банковские реквизиты: расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт.

Банковские реквизиты удобны, если на бланке часто выставляют счета или отправляют гарантийные письма. В остальных случаях их можно не выносить в шапку, чтобы не перегружать лист.

На фирменном бланке ИП вместо наименования пишут «Индивидуальный предприниматель» и ФИО, затем ОГРНИП и ИНН — КПП у предпринимателя нет. Адрес регистрации ИП часто совпадает с домашним, поэтому многие ограничиваются городом и контактами. Что обязательно именно в ваших документах, лучше уточнить у бухгалтера или юриста.

Образец фирменного бланка: структура листа по зонам

Если разложить типичный бланк письма сверху вниз, получится пять зон:

1. Шапка. Логотип слева или по центру, рядом наименование и краткие реквизиты. Высота — разумная, чтобы шапка не съедала треть листа.
2. Служебная строка. Дата, исходящий номер, «на № … от …». Справа или ниже — адресат: должность, организация, ФИО.
3. Поле текста. Свободное место для заголовка к письму, обращения и основного текста. Чем меньше декора здесь, тем лучше.
4. Подпись. Должность, место для подписи, расшифровка.
5. Подвал. Контакты, сайт, при необходимости банковские реквизиты. Подвал повторяется на каждой странице, шапка — обычно только на первой.

Цвета и шрифты берут из фирменного стиля, но в умеренной дозе: акцентная линия, логотип в цвете, остальной текст — тёмный и хорошо читаемый. Как подобрать палитру и гарнитуры, чтобы они работали и в документах, — в статье о фирменных цветах и шрифтах.

Как сделать фирменный бланк в Word

Создать фирменный бланк компании можно и самостоятельно, но шаблон фирменного бланка должен быть собран так, чтобы его нельзя было случайно сломать. Порядок такой:

1. Поля и формат. A4, книжная ориентация, поля задайте сразу — потом их никто не будет трогать.
2. Шапка в верхнем колонтитуле. Логотип в хорошем разрешении, наименование и реквизиты. Включите «Особый колонтитул для первой страницы», чтобы на второй странице письма шапка не повторялась.
3. Подвал в нижнем колонтитуле. Контакты и сайт — на всех страницах.
4. Стили текста. Настройте стили для обычного текста, заголовка письма и подписи с фирменным шрифтом. Если фирменный шрифт не установлен на всех компьютерах, используйте системный, похожий по характеру.
5. Поля для заполнения. Дата, номер, адресат, подпись — с подсказками в квадратных скобках.
6. Сохранение как шаблон. Файл .dotx: при открытии создаётся новый документ, а исходник остаётся чистым.

Проверьте результат на настоящем письме в две страницы и распечатайте на офисном принтере: сразу видно, не наезжает ли текст на подвал и не выходит ли логотип за поля печати. Как устроить шаблоны документов и презентаций, которые сотрудники собирают сами, — в статье о шаблонах в фирменном стиле.

Письмо на фирменном бланке: как оформить

Официальное письмо на фирменном бланке читается быстрее, если реквизиты идут в привычном порядке:

• дата и исходящий номер, ссылка на входящее письмо, если вы отвечаете;
• адресат — должность, организация, ФИО;
• короткий заголовок: о чём письмо;
• обращение и текст — по одному вопросу на письмо;
• перечень приложений, если они есть;
• должность, подпись и расшифровка, внизу — исполнитель и его телефон.

Если письмо отправляют по почте, бланк сохраняют в PDF — так вёрстка не поедет у получателя. Для коммерческого предложения бланк письма подходит только в простых случаях; полноценное КП лучше собирать в отдельном шаблоне — подробнее в статье о том, как написать коммерческое предложение.

Нужна ли печать на фирменном бланке?

Нет. С 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печать — это решает сама компания. Если печать есть и её оттиск предусмотрен для конкретного документа, его ставят при подписании, рядом с подписью. Печатать изображение печати в макете бланка не нужно: такой лист не заменяет ни подпись, ни настоящий оттиск, а копировать его может любой, у кого есть файл.

Важно и обратное: сам бланк не придаёт документу юридической силы. Силу даёт подпись уполномоченного лица, а бланк лишь показывает, от кого документ.

Сколько стоит разработка бланка в фирменном стиле

Если у компании уже есть логотип, цвета и шрифты, бланк собирается на их основе. Если стиля нет, сначала нужна основа — иначе бланк, визитки и сайт будут жить по разным правилам. Ориентиры со страницы логотипа, фирменного стиля и презентаций (не оферта):

• Логотип — от 35 000 ₽.
• Фирменный стиль с носителями — от 98 000 ₽: логотип, цвета, шрифты, правила и материалы на их основе, в том числе бланки и визитки.
• Шаблон КП — от 25 000 ₽: редактируемый файл, где менеджер сам меняет позиции, цены и условия.

Бланк передаём как редактируемый шаблон для Word и в PDF. Состав, стоимость и сроки фиксируем в договоре до старта. Как создаётся сама основа стиля, разобрано в статье о логотипе компании.

УслугаЛоготип и фирменный стиль с носителями: бланки, визитки, шаблоны документов в одной системе — стиль от 98 000 ₽, логотип от 35 000 ₽Подробнее →

Частые ошибки

• Бланк как картинка. Сохранённый в JPG лист вставляют фоном, текст съезжает, а при печати всё расплывается.
• Перегруженная шапка. Все реквизиты, слоган и три телефона занимают половину страницы.
• Устаревшие данные. Старый адрес или банк в шаблоне, который продолжает ходить по компании.
• Изображение печати в макете. Оно не имеет силы и создаёт риск подделки документов.
• Разные версии. У каждого отдела свой бланк, логотип разного цвета и размера.
• Не проверили печать. Тонкие линии и светлые цвета пропадают на офисном принтере.

Вопросы, которые нам задают чаще всего