Коммерческое предложение на поставку: как составить КП, которое закупщик сравнит в вашу пользу

Коротко. Коммерческое предложение на поставку — это документ для сравнения: в нём должны быть точное название и характеристики товара, цена за единицу с указанием НДС и базиса поставки, минимальная партия, сроки и условия отгрузки, оплата, срок действия цен и контакт ответственного. Чем ближе структура вашего КП к таблице, которую закупщик сам составит для сравнения, тем выше шанс пройти дальше.

Если вас просят «прислать КП», чаще всего это значит, что закупщик собирает предложения от нескольких поставщиков. Как написать письмо-запрос с другой стороны, мы разбирали в статье о запросе коммерческого предложения. Здесь — взгляд поставщика: что положить в коммерческое предложение на поставку товара, чтобы ответ не отложили.

Чем КП на поставку отличается от обычного коммерческого предложения?

КП на поставку — это предложение конкретного товара на конкретных условиях, а не рассказ о компании. Его задача — дать закупщику все цифры для сравнения и согласования внутри компании.

• Обычное КП часто продаёт услугу или идею и может строиться вокруг выгоды и кейсов. Общие принципы такого документа — в статье как написать коммерческое предложение.
• КП на поставку строится вокруг спецификации: позиции, объёмы, цены, сроки, логистика, документы.
• Технико-коммерческое предложение добавляет подробную техническую часть — для оборудования и сложной продукции. Об этом — в разборе технико-коммерческого предложения.

Как составить коммерческое предложение на поставку: структура

Удобная структура повторяет порядок, в котором закупщик принимает решение: подходит ли товар, сколько стоит, когда привезут, на каких условиях и кто отвечает.

1. Шапка. Логотип, реквизиты, дата, номер предложения, кому адресовано и ссылка на запрос, если он был.
2. Одна строка сути. Что предлагаете и для какой задачи: «Поставка термостабильных начинок для хлебопекарного производства».
3. Спецификация. Таблица позиций: наименование, артикул, характеристики, фасовка, единица измерения, цена, сумма.
4. Условия поставки. Базис, сроки, минимальная партия, упаковка, доставка.
5. Условия оплаты и срок действия предложения.
6. Документы и гарантии. Сертификаты, декларации, стандарты, по которым выпускается продукция.
7. Контакт. Имя, должность, телефон и почта ответственного менеджера.

Всё, что не помогает сравнению, — история компании, миссия, длинные описания — лучше вынести в презентацию и приложить ссылкой.

Если закупщик прислал свою форму или таблицу для ответа, заполните именно её, а своё оформленное КП приложите вторым файлом. Форма нужна ему для сравнения, а ваш документ — для того, чтобы запомнить поставщика и показать его руководителю.

Что указать о товаре, чтобы не было лишних вопросов?

Закупщик сравнивает позиции по строкам, поэтому описание товара должно быть таким же конкретным, как в его запросе. Если в запросе стоят его названия и единицы измерения — используйте их же.

• точное наименование и артикул, а не маркетинговое название;
• ключевые характеристики: состав, размеры, материал, технические показатели;
• стандарт или ТУ, по которым выпускается продукция;
• фасовка и упаковка, вес или объём единицы;
• аналоги и замены, если запрошенной позиции нет, — с пометкой, чем они отличаются.

Хороший пример — слайды продукции «Одоевских консервов»: у каждой позиции название, стандарт, показатель Brix и короткое описание применения. Закупщик кондитерского производства видит всё нужное без звонка менеджеру.

Цена и условия: что закупщик проверит первым?

Цену сравнивают только вместе с условиями, поэтому указывайте её так, чтобы её нельзя было понять двояко.

• Цена за единицу и итог по позиции, с НДС или без — явно.
• Базис поставки: самовывоз со склада или доставка до склада покупателя, кто платит за логистику.
• Минимальная партия и скидки от объёма, если они есть.
• Сроки: производство, отгрузка, доставка — в рабочих или календарных днях.
• Оплата: предоплата, отсрочка, этапы.
• Срок действия цен. Без него КП через месяц становится спорным документом.

Как оформить коммерческое предложение на товар?

Коммерческое предложение на товар оформляют в фирменном стиле компании, но с приоритетом читаемости: таблица важнее декора. Для поставщика с широкой линейкой удобно собрать КП из двух частей — короткое письмо со спецификацией и приложенный каталог или презентацию.

• Формат PDF для отправки — он одинаково открывается у всех. Когда нужен редактируемый файл, разбирали в статье PDF или PPTX.
• Шаблон в PPTX для менеджеров: позиции, цены и условия меняются, а вёрстка не разваливается.
• Реальные фото продукции вместо стоков — закупщик сразу видит, что именно получит.
• Навигация по ассортименту, если позиций много: содержание с номерами страниц экономит время на поиске.

Что приложить к КП на поставку?

Приложения снимают вопросы, которые иначе закупщик задаст по телефону или не задаст вовсе и выберет другого поставщика.

• каталог продукции или прайс-лист — как сделать его удобным, мы разбирали в статье о каталоге продукции в PDF;
• сертификаты, декларации соответствия, протоколы испытаний;
• презентацию компании для тех, кто согласует поставщика выше закупщика;
• ссылку на видео о производстве — так поставщик показывает завод без экскурсии.

Последний пункт работает особенно хорошо, когда КП уходит в рассылке. Для «Вистекса», производителя нетканых полотен, мы сделали ролик о производстве за 3 минуты и HTML-письмо со встроенным видео: КП уходят вместе с роликом. Подробнее — в статье о коммерческом предложении с видео.

Как отправить КП и что написать в письме?

Сопроводительное письмо — короткое: две-три строки о том, что это ответ на запрос, что вы предлагаете и до какой даты действуют цены. Само предложение — во вложении, а не в теле письма, чтобы его можно было переслать целиком.

• в теме письма — название компании покупателя, предмет поставки и слово «КП»;
• в названии файла — то же самое, а не «КП_финал_2.pdf»;
• в подписи — имя, должность, прямой телефон и мессенджер ответственного;
• через несколько дней — короткий звонок или письмо с вопросом, нужны ли уточнения.

Кейс«Вистекс»: ролик о производстве и HTML-письмо со встроенным видео для рассылки КПСмотреть кейс →

Сколько стоит оформить шаблон КП?

Если КП отправляют часто, выгоднее один раз заказать шаблон, чем каждый раз собирать документ заново. В KORS шаблон коммерческого предложения стоит от 25 000 ₽: менеджер сам меняет позиции, цены и условия под клиента, а дизайн остаётся аккуратным.

• Презентация компании к КП — от 20 000 ₽ до 10 слайдов.
• Английская версия для иностранных партнёров — +15 000 ₽.
• Редактируемый PPTX — +12 000 ₽.
• Дизайнерское письмо для рассылки КП — от 12 000 ₽.

Цены — ориентиры со страницы презентаций и КП, состав и стоимость фиксируем в договоре до старта.

Частые ошибки

• Нет срока действия цен. Через месяц непонятно, действует ли предложение.
• Цена без условий. Не указано, с НДС ли она и входит ли доставка, — закупщик пересчитает не в вашу пользу.
• Свои названия вместо названий из запроса. Позиции сложно сопоставить, КП откладывают.
• Три страницы о компании до спецификации. Таблицу ищут, а не читают.
• Нет контакта ответственного. Вопрос остаётся без ответа, выбирают того, кому проще дозвониться.
• Каждый менеджер делает КП по-своему. Без шаблона компания выглядит по-разному в каждом письме.

Вопросы, которые нам задают чаще всего